Atualização: 11 de Novembro de 2022
1 Introdução
O presente Código de Ética, Conduta e Compliance tem por objetivo oferecer uma compreensão clara sobre as condutas que orientam os negócios e relacionamentos do Grupo Pelog e de suas subsidiárias, e que devem estar presentes no exercício diário das atividades de todos os colaboradores, expressando o compromisso da Empresa quanto:
(i) à conduta ética perante as situações de conflito de interesses entre relações pessoais e profissionais;
(ii) à diversidade, igualdade de oportunidades e respeito no local de trabalho;
(iii) ao meio ambiente, saúde e segurança;
(iv) à correta informação;
(v) à proteção das informações dos documentos mantidos e divulgados internamente ou nos diferentes meios de comunicação;
(vi) ao cumprimento das leis, normas e regulamentos aplicáveis aos negócios da Empresa;
(vii) à imediata manifestação sobre qualquer violação comprovada deste Código e de qualquer outra norma aplicável aos negócios da Empresa;
(viii) à integridade financeira e de registros da Empresa;
(ix) ao uso dos recursos da Empresa;
(x) às relações com clientes, fornecedores, parceiros, parentes e cônjuges que atuem em conjunto nos negócios da Empresa;
(xi) às relações com o Poder Público e os órgãos reguladores, inclusive quanto às relações com seus profissionais; e
(xii) às consultas e denúncias relativas a este Código.
Os colaboradores do Grupo Pelog e suas subsidiárias, além do cumprimento das leis e regulamentações vigentes, devem pautar suas ações sempre pelos mais elevados padrões éticos de conduta.
ÉTICA designa a morada humana. Significa tudo aquilo que torna o ambiente melhor, para uma moradia saudável. Não importa onde trabalhamos, a honestidade, a integridade e a conduta responsável são a base de uma reputação de negócios sólida e os pilares de um comportamento ético ideal em todas as culturas, que orienta cada pessoa sobre o que é apropriado e verdadeiro, direcionando sua vida e visando o benefício comum.
COMPLIANCE é agir em conformidade com as normas, políticas e diretrizes que regulamentam os negócios de uma empresa, além de buscar detectar o desvio de comportamento, e a consequente, ocorrência da inconformidade.
Com isso em mente, O Grupo Pelog e suas subsidiárias apresenta seu Código de Ética, Conduta, e Compliance, o qual constitui o conjunto de normas e procedimentos, baseados em princípios éticos e diretrizes que buscam orientar e regular os relacionamentos internos de uma organização e, ainda, desta com a sociedade.
A conduta deve ter como meta realizar a missão da Empresa, isto é, consolidar sua atuação em conformidade com os objetivos sociais, pautando sua ação com responsabilidade empresarial, social e ambiental, utilizando-se dos mecanismos de governança corporativa, valorizando seus colaboradores e estimulando o desenvolvimento técnico e gerencial da Empresa.
Em caso de constatação de condutas praticadas em desacordo com este Código, poderão ser adotadas medidas punitivas, tais como, advertência verbal ou escrita, suspensão e demissão, as quais em nada prejudicarão as sanções previstas em lei, para salvaguardar a reputação e a imagem da Empresa, reafirmar os valores éticos previstos nesse Código, bem como, observar as normas e legislações aplicáveis.
A leitura e compreensão deste Código é dever todos os colaboradores, independente da função exercida, os quais deverão ser informados sobre os princípios aqui colocados e sobre a importância do Compliance para a Empresa. Nesse sentido, cada gestor é responsável pela supervisão dos procedimentos.
O Grupo Pelog e suas subsidiárias, tem o compromisso de conduzir suas atividades com integridade, de acordo com seus valores fundamentais de confiança, desempenho e transparência.
2 Relacionamento no Ambiente de Trabalho
As relações no ambiente de trabalho devem pautar-se pela prudência, responsabilidade, transparência, cortesia, respeito, honestidade, ética e imparcialidade no relacionamento com todos com quem se mantém contato profissional, sendo vedada toda e qualquer forma de discriminação. Essas são posturas que o Grupo Pelog e suas subsidiárias espera de seus os colaboradores, dentro e fora da empresa.
Cabe a cada colaborador garantir aos demais um ambiente de trabalho livre de insinuações e restrições de qualquer natureza, evitando-se constrangimentos, e sendo vedada qualquer manifestação de assédio moral ou sexual.
Assédio sexual é o constrangimento à alguém com o intuito de obter vantagem ou favorecimento sexual, prevalecendo-se o agente da sua condição de superior hierárquico ou ascendência inerentes ao exercício de emprego, cargo ou função, conforme determina o artigo 216-A, do Código Penal.
Assédio moral não possui uma previsão legal como o sexual, porém isso não o torna menos grave. De acordo com o Ministério do Trabalho e Emprego, trata-se da exposição do trabalhador a situações vexatórias, constrangedoras e humilhantes, durante o exercício da sua função. É uma violência moral que visa humilhar, desqualificar e desestabilizar emocionalmente a relação da vítima com a organização e o ambiente de trabalho, colocando em risco a saúde da vítima. Toda e qualquer conduta abusiva de um superior com seu subordinado ou entre iguais, que intencionalmente e frequentemente fira a dignidade e a integridade, física ou psíquica da pessoa ameaçando o seu emprego e/ou o degradando o ambiente de trabalho é considerada assédio moral.
A Empresa não admite, nos processos de recrutamento e seleção, treinamento, remuneração, promoção, desligamento, transferência ou quaisquer outros fatores relativos ao desempenho profissional, qualquer forma de discriminação relativa à raça, idade, sexo, cor, nacionalidade, religião, preferência sexual, incapacidade física ou mental e/ou qualquer outra classificação protegida por leis federais, estaduais ou municipais.
A Diretoria responsável pelo pessoal adota medidas que evitam o favoritismo, nepotismo, ou formas de clientelismo nas fases de seleção, assunção e gestão de pessoal. No âmbito da boa fé, nos limites das informações disponíveis e da tutela da privacidade, são excluídas as relações de subordinação entre os colaboradores ligados por vínculos de parentesco de até 2o grau.
A Empresa não admite a utilização do trabalho compulsório, infantil ou qualquer outra forma de exploração que agrida a dignidade humana dentro ou fora da empresa, bem como busca, em seus negócios, empresas que compartilham e adotam esse valor. Dessa forma, a Empresa incorpora em seus princípios e ações as disposições da Declaração Universal dos Direitos Humanos da Organização das Nações Unidas e o Estatuto da Criança e do Adolescente.
A Empresa não permite o consumo de bebida alcoólica e drogas ilegais, bem como estar sob efeito dessas durante a jornada de trabalho, no ambiente de trabalho. De acordo com a legislação em vigor, o fumo também não é permitido nos ambientes internos da Empresa.
Sempre que o colaborador estiver na condição de representante da Empresa, em uma situação profissional ou social, deve honrar com os princípios de honestidade e integridade aqui expressos, não adotando posturas ou atitudes que possam comprometer a imagem, a reputação e os interesses da Empresa.
O vínculo da Empresa com seus colaboradores é sustentado por relações éticas, portanto espera-se que as mesmas sejam mantidas em situações de assédio profissional dos colaboradores da, por empresas concorrentes ou não.
A aceitação por parte do colaborador de proposta de trabalho em outras empresas é uma decisão de caráter pessoal, porém a Empresa exige do colaborador confídencialidade no tratamento de informações.
O Grupo Pelog e suas subsidiárias considera a transparência nas relações com os seus colaboradores, questão fundamental para a construção de um ambiente de confiança mútua e de responsabilidade em todos os níveis da empresa.
Para os casos de dúvidas e/ou denúncias de situações que possam representar o descumprimento das regras previstas no presente Código, a Empresa disponibiliza para os seus Colaboradores e/ ou qualquer terceiro que tenha aderido aos termos do presente Código, um Canal de Denuncias mantido no endereço eletrônico juridico@pelog.com.br.
O envio das dúvidas e/ou denúncias de situações que possam representar o descumprimento das regras previstas no presente Código, poderá ser feito de forma anônima ou não, preservando-se o sigilo da identidade do denunciante e das informações enviadas.
3 Relacionamento Externo
O relacionamento com clientes, fornecedores, parceiros de negócio, concorrentes, imprensa e órgãos públicos deve ser pautado na honestidade, ética, imparcialidade, transparência, sigilo e objetividade, evitando interesses pessoais, respeitando sempre este Código e a legislação vigente, especialmente a Lei no 12.846/13 (Lei Anticorrupção). A Empresa preza por ser transparente e íntegra na condução de seus negócios, com credibilidade junto a esse público, exigindo a mesma conduta de seus colaboradores.
3.1 Relacionamento com os clientes
O Grupo Pelog e suas suas subsidiárias prima pela satisfação dos clientes, fornecendo respostas e soluções que atendam aos seus interesses nos prazos estabelecidos, sempre em conformidade com os objetivos da Empresa, e sem prejudicá-los de forma direta ou indireta. Para tanto, os colaboradores devem zelar, além da cortesia e presteza, pelos seguintes padrões de conduta:
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Ser pró-ativo no atendimento às necessidades dos clientes, atuando nas demandas de forma ágil e eficaz;
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Manter grau de profissionalismo e respeito no trato com os clientes, proporcionando-lhes serviços de apoio com cortesia e presteza;
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Respeito aos direitos do cliente;
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Relacionamento duradouro e de confiança mútua com os clientes.
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Transparência nas operações realizadas;
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Receptividade e tratamento adequado das sugestões e críticas recebidas;
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Confídencialidade das informações recebidas.
As decisões da Empresa são tratadas de forma imparcial e livres de qualquer preconceito, independentemente de sua natureza, zelando-se pelo cumprimento da legislação vigente e das políticas internas.
As relações de parentesco e/ou amizade não devem interferir nas negociações entre clientes e colaboradores, gerando qualquer tipo de atendimento diferenciado ou privilégio.
A conduta ética e a confiança da Empresa depositada no colaborador devem ser o foco no relacionamento com os clientes.
3.2 Relacionamento com fornecedores, parceiros de negócio e consultores
Os fornecedores, parceiros de negócio e os consultores são respeitados e reconhecidos como importante agentes entre os públicos de relacionamento com a Empresa.
O Grupo Pelog e suas subsidiárias tem como princípio trabalhar com fornecedores, parceiros de negócio e consultores idôneos e, por isso, adota práticas éticas e legais na seleção, negociação e administração de todas as atividades comerciais, tratando com respeito todos os fornecedores, parceiros de negócio e consultores, sem privilégios, favorecimentos ou discriminação de qualquer natureza, independentemente do volume de negócios que mantêm com a empresa.
No processo de contratação, a Empresa evidencia as exigências para que todos os fornecedores, parceiros de negócios e os consultores atendam a legislação vigente, com especial atenção para o cumprimento da legislação aplicável aos negócios.
Todos os colaboradores devem respeitar as condições contratuais, comerciais e salvaguardar o sigilo das informações estabelecidas entre a Empresa e seus fornecedores, parceiros de negócio e consultores, assim como estes também se obrigam a zelar pelas condições de confiança mútua quanto ao sigilo e garantias contratuais acordadas.
Vale ressaltar ainda, que não é prática aceitável pela Empresa influenciar ou determinar a contratação de fornecedores, parceiros de negócio e consultores, nos quais colaboradores tenham interesse ou participação, direta ou indireta. As exceções à essa regra serão avaliadas respeitando as boas práticas de mercado.
Todos os fornecedores e, parceiros de negócio e consultores devem pautar seu comportamento pelos princípios expressos neste Código, na Lei no 12.846/13 (Lei Anticorrupção) e na legislação aplicável.
3.3 Relacionamento com concorrentes
O Grupo Pelog, suas subsidiárias e seus colaboradores respeitam as demais empresas que atuam no mercado e asseguram uma concorrência saudável, isenta de práticas antiéticas ou ilegais, mantendo um relaciona- mento cordial e respeitoso com os concorrentes.
Eventuais obtenções de informações acerca de concorrentes deve ocorrer de maneira lícita e transparente a fim de não expor os negócios da Empresa perante a concorrência, preservando o sigilo das informações em seu poder.
Nenhum colaborador está autorizado a fornecer informações estratégicas, confidenciais e/ou sob qualquer outra forma prejudiciais aos negócios da Empresa, a quaisquer terceiros, incluindo, mas não se limitando, aos concorrentes.
3.4 Relacionamento com órgãos governamentais
O Grupo Pelog e suas subsidiárias mantém um relacionamento ético e transparente com os órgãos governamentais, não sendo tolerado qualquer tipo de pagamento, seja em dinheiro, presentes, serviços ou qualquer benefício de valor com o objetivo de suborno ou tratamento especial.
As comunicações da empresa com órgãos governamentais só devem ser feitas pelos colaboradores autorizados, cuja função esteja diretamente relacionada com os mesmos e aqueles designados pela diretoria da Empresa, os quais devem colaborar e serem diligentes no atendimento de procedimentos decorrentes de exigências de quaisquer órgãos governamentais. Esses colaboradores devem agir com especial cautela e atenção ao interagir com órgãos governamentais, respeitando estritamente as leis, normas, políticas e regulamentos aplicáveis.
A Empresa não favorece qualquer forma de concessão de vantagens ou privilégios a funcionários públicos no exercício de suas funções. Quando estiver representando publicamente a Empresa, todo colaborador deve abster-se de manifestar opinião sobre atos de funcionários públicos ou de fazer comentários de natureza política.
O Grupo Pelog, suas subsidiárias e seus colaboradores, incluindo terceiros contratados, se comprometem a cumprir a legislação e não executar qualquer ação que viole as leis e regulamentos vigentes, especialmente a Lei no 12.846/13 (Lei Anticorrupção) e o presente Código
3.5 Relacionamento com o meio ambiente
O Grupo Pelog e suas subsidiárias não somente respeita a legislação ambiental brasileira, visando o desenvolvimento sustentável e o respeito ao ecossistema, bem como, apoia a adoção de medidas sustentáveis.
Dentro do contexto das melhores práticas de mercado, a Empresa recomenda:
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Priorizar o uso de recursos naturais sem prejuízo ao meio ambiente;
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Usar material reciclável, sempre que viável;
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Projetar novas instalações e reformas de modo autossustentável, sem prejudicar o equilíbrio natural do meio ambiente;
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Contribuir para a melhoria da qualidade de vida da população nas comunidades em que a Empresa e suas controladas atuam.
4 Conflitos de interesse
Existe “conflito de interesses” quando, direta ou indiretamente, o colaborador utiliza sua influência, ou comete atos com o intuito de alcançar interesses particulares contrários aos interesses da Empresa e/ou que possam lhe causar danos ou prejuízos.
A seguir são apresentadas algumas situações que caracterizam o conflito de interesses, de forma meramente exemplificativa e não taxativa:
4.1 Desenvolvimento de outras atividades
Atividades paralelas, conflitantes com o negócio do Grupo Pelog e suas subsidiárias que afetem o desempenho do colaborador dentro do horário de trabalho, que utilizem a estrutura da Empresa para fins particulares ou, ainda, que estejam ligadas à concorrência não são permitidas.
Além disso, é proibida a venda de rifas, pedidos de recursos físicos ou financeiros de interesse pessoal ou particular, listas ou correntes, bem como a comercialização de produtos e serviços no ambiente interno da Empresa.
4.2 Contratação de parentes
Segundo este Código e demais políticas internas da Empresa, a contratação de parentes até o 2o grau, bem como de cônjuges ou companheiros, nos termos da legislação civil vigente, será permitida apenas em caráter excepcional e mediante aprovação prévia e expressa da Empresa, desde que não exista relação de subordinação entre eles e que os mesmos não trabalhem em áreas ou processos onde possa haver conflito de interesses.
4.3 Relações comerciais particulares
Os colaboradores não devem ter negócios pessoais, participação financeira ou outro tipo de relacionamento, direto ou indireto, com concorrentes, clientes, fornecedores e, parceiros de negócio e/ou consultores, que possam interferir ou parecer interferir com a independência de qualquer decisão tomada em nome da Empresa. É importante lembrar que todo colaborador deve colocar os interesses gerais da Empresa acima de qualquer interesse individual ou departamental ao tomar decisões comerciais.
4.4 Posição de autoridade
O Grupo Pelog e suas subsidiárias preza pela ética e transparência nas relações com todos os seus públicos de interesse. Por isso, nenhum colaborador deve se utilizar de sua posição ou autoridade na Empresa para obter vantagens pessoais junto a clientes, fornecedores, parceiros de negócio, consultores e/ou concorrentes.
5 Presentes e entretenimento
Despesas com presentes e entretenimento para pessoas que estejam fazendo negócios com a Empresa são permitidas, desde que não sejam de valor excessivo e nem possam ser entendidas como propina ou corrupção, ou seja, que possam influenciar as decisões tomadas em nome da dela.
Independentemente do valor de tais despesas, o colaborador não pode aceitar presente oferecido em circunstâncias nas quais se suspeite, razoavelmente, que o mesmo visa influenciar inadequadamente o cumprimento dos deveres da Empresa.
Para evitar relações impróprias, ainda que aparentes, com clientes, fornecedores, parceiros de negócio, consultores e outros contatos comerciais, os colaboradores deverão seguir as seguintes diretrizes:
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Observar as regras estabelecidas por este Código para presentes e a frequência de presentes e entretenimentos recebidos, zelando para evitar, inclusive, uma eventual aparência de que sua aceitação possa influenciar as decisões tomadas em nome da Empresa;
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Não pedir presentes ou favores, independentemente do valor.
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Não aceitar presentes (a) em dinheiro ou equivalente a dinheiro (certificados, cartões ou vales presentes); (b) oferecidos em troca de algo; (c) ilegais ou que violem alguma das políticas da Empresa; ou (d) que possam prejudicar a reputação da Empresa.
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É permitida a aceitação de entretenimento comercial normal, como almoços e jantares de rotina, teatro, eventos esportivos e semelhantes, desde que (a) não tenha valor excessivo; (b) não seja frequente; (c) faça parte de reunião ou evento de negócios de boa fé, com a finalidade de discutir assuntos de negócios ou fomentar as relações comerciais.
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O ato de prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida a agente público, ou a terceira pessoa a ele relacionada, constitui ato de corrupção segundo a Lei no 12.846/13.
6 Informações e Bens da Empresa
Os colaboradores devem preservar as informações e bens da Empresa, agindo com integridade e honestidade em todos os procedimentos referentes ao seu uso, à preservação das informações, ao uso dos meios eletrônicos de comunicação, à propriedade intelectual e à gestão de registros.
6.1 Uso dos Bens da Empresa
Todos os colaboradores são responsáveis pela guarda, zelo e conservação de ativos e propriedades da Empresa, sobretudo aqueles de uso pessoal, disponibilizados exclusivamente para execução de suas atividades.
Nenhum colaborador pode apropriar-se de ativos ou recursos da Empresa, nem utilizar os mesmos para benefício próprio. A remoção ou utilização não autorizada de qualquer ativo da Empresa é considerada ato ilícito e passível de investigação e aplicação da legislação.
Os ativos da Empresa por parte dos colaboradores não devem servir para obtenção de vantagens ilícitas ou indevidas, pessoais ou para terceiros, direta ou indiretamente.
O Grupo Pelog e sua subsidiárias possui diferentes tipos de ativos, sendo eles:
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Ativos intelectuais: propriedade intelectual que inclui softwares, documentos, metodologias e processos produzidos pelos colaboradores para suportar os negócios da Empresa;
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Ativos físicos: mobília, instalações, equipamentos, suprimentos, etc.; e
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Ativos intangíveis: identidade corporativa, imagem e reputação da Empresa.
No que diz respeito aos ativos físicos, cada colaborador é responsável por:
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Protegê-los contra abuso ou uso não autorizado;
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Usá-los com eficiência e sem desperdício;
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Usá-los apenas para fins empresariais; e
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Comunicar imediatamente qualquer perda, uso inadequado, furto ou roubo.
6.2 Preservação das informações
Informação é um dos principais ativos de competitividade da Empresa. Portanto, é preciso observar rigorosa confídencialidade em relação aos negócios, clientes, concorrentes, colaboradores e fornecedores.
Os documentos, contratos, registros financeiros e contábeis, relatórios de qualquer natureza, programas, planos e projetos, entre outros, desenvolvidos ou criados pelos colaboradores durante o tempo de atividades junto à Empresa são de propriedade dela e não podem ser utilizados fora do ambiente de trabalho ou serem divulgados, a não ser que devidamente autorizados para publicação.
Cada colaborador deve zelar para que as informações de propriedade da Empresa fiquem devidamente protegidas e não possam ser acessadas por pessoal não autorizado.
O aqui disposto permanecerá integralmente válido pelo prazo de 05 (cinco) anos quando da saída do colaborador da Empresa.
6.3 Informações confidencias e privilegiadas
Em algumas rotinas de trabalho, é natural que o colaborador tenha acesso a informações privilegiadas que digam respeito às estratégias de negócio da Empresa. Por estarem ligadas à competitividade, essas informações devem permanecer confidenciais, não podendo ser divulgadas sob qualquer pretexto e nem gerenciadas para o colaborador obter qualquer tipo de vantagem ou favorecimento pessoal ou gerar benefícios ou prejuízos a terceiros.
Dessa forma, informações confidenciais só devem ser discutidas internamente e exclusivamente entre colaboradores e áreas necessariamente envolvidas.
Todos os colaboradores que portam, leem e aprovam documentos que contêm informações privilegiadas são responsáveis nos termos das políticas internas e legislação aplicável, pelo nível de confidencialidade exigido.
O aqui disposto permanecerá integralmente válido pelo prazo de 05 (cinco) anos quando da saída do colaborador da Empresa.
6.4 Uso de meios eletrônicos de comunicação
Os recursos e equipamentos de comunicação eletrônica são bens da Empresa para uso exclusivo das atividades de seu interesse. Nesse sentido, a Empresa reserva-se o direito de controlar e monitorar o acesso à Internet de todos os equipamentos interligados ao seu sistema de tecnologia da informação.
Todas as informações da empresa passíveis de divulgação estão disponíveis no site da Empresa www.pelog.com.br, não se admitindo a transmissão de qualquer informação ou documento interno, de caráter confidencial ou estratégico.
Caso informações adicionais sejam solicitadas aos colaboradores, estes devem pedir autorização prévia e expressa ao gestor imediato para transmiti-las.
Os colaboradores devem usar os recursos disponíveis de comunicação eletrônica única e exclusivamente para fins profissionais, dentro das exigências legais e segundo os princípios éticos deste Código. Assim, não deve transmitir comentários difamatórios, usar linguagens, imagens ou arquivos que sejam ofensivos ou induzam qualquer forma de discriminação.
6.5 Propriedade intelectual
Os colaboradores têm a obrigação de proteger a propriedade intelectual do Grupo Pelog e suas subsidiárias, tais como ideias, tecnologias, metodologias, programas, planos e projetos, e outras informações desenvolvidas ou obtidas pela Empresa não sendo permitida a sua utilização para fins particulares ou repasse a terceiros.
A propriedade intelectual desenvolvida pelos colaboradores no decorrer do exercício de suas funções é transferida e atribuída à Empresa.
7 Gestão do Código de Ética, Conduta e Compliance
A gestão deste Código é de responsabilidade do Conselho de Administração da Empresa que tem como função promover as ações necessárias para sua implementação, esclarecer dúvidas a respeito do conteúdo deste Código e de possíveis situações de conduta ética inadequada, bem como realizar a revisão deste Código, quando necessário.
Toda e qualquer revisão deste Código deve ser aprovada pelo conselho de administração da Empresa.
Todos os colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros de negócios e consultores da Empresa devem tomar conhecimento e ler este Código e procurar compreender as diretrizes e orientações divulgadas neste documento.
Qualquer dificuldade para entender qualquer assunto abordado, o colaborador deve esclarecer as dúvidas com seu gestor imediato ou no Canal de Dúvidas, disponibilizado pela Empresa para este fim.
Os clientes, fornecedores, parceiros de negócios e consultores poderão esclarecer suas dúvidas com o seu respectivo contato comercial da Empresa ou, também, no Canal de Dúvidas.
Para os casos de dúvidas e/ou denúncias de situações que possam representar o descumprimento das regras previstas no presente Código, a Empresa disponibiliza para os seus Colaboradores e/ou qualquer terceiro que tenha aderido aos termos do presente Código, um Canal de Denuncias mantido no endereço eletrônico juridico@pelog.com.br.
O envio das dúvidas e/ou denúncias de situações que possam representar o descumprimento das regras previstas no presente Código, poderá ser feito de forma anônima ou não, preservando-se o sigilo da identidade do denunciante e das informações enviadas
8 Vigência
O presente Código, entra em vigor a partir do mês de novembro de 2022 e vigorará por prazo indeterminado.
